Een van de eerste én lastigste taken bij het plannen van een bruiloft is het samenstellen van de gastenlijst. Wie nodig je uit? Waar trek je de grens? Hoe houd je het overzichtelijk? Dit zijn allemaal vragen waar veel bruidsparen mee worstelen. Een goed samengestelde gastenlijst draagt bij aan een intieme en sfeervolle dag, omringd door de mensen die er echt toe doen. In deze blog neem ik je stap voor stap mee in het proces van het opstellen van de perfecte gastenlijst.

Meer informatie over de bruiloft van S&S? Klik dan **hier**

Stap 1: Begin met de VIP’s

De eerste stap is het bepalen van jullie inner circle. Dit zijn de mensen die absoluut niet mogen ontbreken op jullie grote dag. Denk hierbij aan:

Directe familieleden (ouders, broers, zussen, grootouders)
Beste vrienden
Eventueel een paar dierbare collega’s

Dit is de basis van jullie gastenlijst. Begin klein en bouw van daaruit verder uit. Vraag jezelf af: "Wie zou ik écht niet willen missen op deze speciale dag?" Dit helpt om prioriteiten te stellen en de lijst niet onnodig groot te maken.

Stap 2: Maak categorieën

Om overzicht te creëren, kun je de gasten opdelen in verschillende categorieën:

Familie: ouders, grootouders, broers, zussen, neven, nichten, ooms en tantes
Vrienden: beste vrienden, studievrienden, jeugdvrienden
Collega’s: directe collega’s of je favoriete werkmaatjes
Verre kennissen: buren, oude vrienden die je minder vaak ziet, vage kennissen

Door iedereen in een categorie te plaatsen, krijg je snel inzicht in wie echt belangrijk is. Dit maakt het ook makkelijker om keuzes te maken als je de lijst moet inkorten.

Stap 3: Stel een ‘JA/NEE’ regel in

Twijfel je over bepaalde mensen? Stel dan deze vraag aan jezelf: "Zou ik deze persoon over 5 jaar nog regelmatig zien?"

Als het antwoord ‘nee’ is, dan is het misschien beter om deze persoon niet uit te nodigen. Dit klinkt misschien hard, maar een bruiloft is een intieme en bijzondere dag die je deelt met de mensen die er echt toe doen.

Een andere handige regel: zou je deze persoon normaal gesproken uitnodigen voor een etentje thuis? Zo niet, dan is dat een goede indicatie dat ze wellicht niet op de gastenlijst horen.

Stap 4: Budget = bepalend

Meer gasten betekent automatisch hogere kosten. Denk aan eten, drinken, stoelen, tafels en de grootte van de locatie. Om te voorkomen dat de kosten de pan uit rijzen, is het verstandig om van tevoren een maximumaantal gasten vast te stellen.

Bepaal hoeveel jullie per gast willen uitgeven en bereken op basis daarvan een realistisch aantal genodigden. Vergeet niet dat extra gasten ook betekenen dat jullie meer uitnodigingen, bedankjes en wellicht zelfs een grotere locatie nodig hebben.

Stap 5: Wel of geen kinderen?

Een belangrijke vraag die je vooraf moet beantwoorden: wil je een adults-only bruiloft of zijn kinderen welkom?

Beide keuzes hebben hun voor- en nadelen:

Met kinderen: Gezellig en familiair, maar mogelijk wat drukker en onvoorspelbaarder.
Zonder kinderen: Meer rust en controle over de sfeer, maar sommige ouders zullen hierdoor afhaken.

Als jullie ervoor kiezen om kinderen niet uit te nodigen, wees hier dan duidelijk over op de uitnodiging. Bijvoorbeeld:

"Om ervoor te zorgen dat iedereen optimaal kan genieten van onze bruiloft, hebben we besloten deze dag adults-only te houden. We hopen op jullie begrip en zien jullie graag op onze speciale dag!"

Stap 6: Houd alles bij in een spreadsheet

Een goed georganiseerde gastenlijst bespaart een hoop stress. Maak daarom een overzichtelijke spreadsheet met de volgende gegevens:

Naam
Contactgegevens
RSVP-status
Dieetwensen
Cadeauvoorkeuren (optioneel)
Zitplaatsindeling (indien nodig)

Door alles bij te houden in een spreadsheet of een speciale bruiloftsplanning-app, voorkom je chaos en heb je altijd een duidelijk overzicht.

Extra tips voor een stressvrije gastenlijst

Wees consequent. Maak de keuzes samen en houd je eraan.
Denk aan de sfeer. Nodig mensen uit die bijdragen aan een fijne en ontspannen sfeer.
Vraag om hulp. Twijfel je? Bespreek het met je partner of een ceremoniemeester.
Wees niet bang om ‘nee’ te zeggen. Dit is jullie dag, jullie regels.

Het bijhouden van de gastenlijst – Honu Weddings helpt je!

Het samenstellen van een gastenlijst kan een uitdaging zijn, maar met een gestructureerde aanpak wordt het een stuk makkelijker. Door te beginnen met je VIP’s, categorieën te maken, een JA/NEE-regel in te stellen en rekening te houden met je budget, kun je een weloverwogen en doordachte lijst samenstellen. Vergeet niet om alles netjes bij te houden en keuzes te maken die goed voelen voor jullie als bruidspaar.

Hopelijk helpen deze tips je bij het samenstellen van de perfecte gastenlijst. Kom je er toch niet uit? Stuur me gerust een berichtje, ik help je graag verder!

Meer willen weten over Honu Weddings? Neem dan vooral een kijkje op mijn Over & Aanbod pagina.

Liefs, Lonneke
⁣